Ufficio stampa

L' ufficio stampa è la struttura che si occupa di gestire le relazioni con i media, regolando e filtrando il flusso di informazioni. Un'efficiente comunicazione verso l'esterno, coerente con gli obiettivi dell'azienda, avrà il merito di rafforzare l'immagine dell'impresa, di renderla più visibile sui principali mezzi di informazione, di promuoverne i valori e di aumentarne il prestigio. Se il marketing è il cuore di una strategia vincente, l' ufficio stampa rappresenta le arterie che devono diffondere in maniera capillare tale strategia. Per questo motivo le maggiori aziende ne posseggono uno interno o si rivolgono ad agenzie in grado di svolgere questo servizio, mantenendo i rapporti con i giornalisti e curando l'apparato informativo-comunicativo. Fondamentale è anche la scelta della testata in riferimento al tipo di target o di prodotto. I principali strumenti dell' ufficio stampa sono i seguenti:

• La media list: è una sorta di archivio che contiene i riferimenti e le informazioni sui quotidiani, i periodici, le agenzie di stampa, le radio e le tv. È importante che sia sempre aggiornata per garantire uno spettro più ampio possibile su tutti i mezzi di informazione.

• La rassegna stampa: consiste nel monitorare e raccogliere gli articoli in cui sono contenuti riferimenti all'azienda o ai suoi prodotti. Può avvenire sia in forma cartacea, sia via web. In quest'ultimo caso, è utile farsi inviare dal giornalista che ha redatto il pezzo un pdf della pagina in cui è contenuto l'articolo, per poi pubblicarlo sul sito dell'impresa in un apposita sezione.

• Il comunicato stampa: è uno strumento fondamentale per trasmettere e diffondere le informazioni ai giornalisti, i quali avranno il compito di rielaborare questi materiali e di trasmetterli al pubblico sottoforma di articoli. Il comunicato deve essere chiaro, semplice da capire, accattivante, ma senza troppi orpelli. E naturalmente corretto dal punto di vista grammaticale e lessicale.

• La cartella stampa: è l'insieme dei materiali ufficiali che vengono distribuiti ai giornalisti. La cartella deve essere completa, contenere informazioni sull'azienda, sui prodotti, sui prezzi ed essere corredata da immagini. Al formato cartaceo viene allegato quello digitale su cd.

• La conferenza stampa: è un incontro tra gli esponenti di un'ente o di un'impresa e i giornalisti. Lo scopo è quello di fornire informazioni complete, dettagliate ed esaurienti sul lancio di un nuovo prodotto, una joint-venture tra due aziende, un evento o qualsiasi altro elemento che possa essere di interesse per il pubblico di riferimento. Va organizzata con molta cura, preparando in anticipo il press kit, scegliendo attentamente la location, spedendo gli inviti per tempo e annunciando la conferenza tramite un comunicato stampa. In genere sono previsti anche dei gadget da distribuire ai partecipanti e un buffet.

• La newsletter: è uno strumento che consente di aggiornare periodicamente gli iscritti, inviando il materiale informativo dell'azienda e le news. È fondamentale per stabilire un contatto diretto e continuativo con i giornalisti.

• L' house organ: si tratta del giornale interno all'azienda. La sua diffusione è dunque destinata all'organico. Contiene informazioni sulle novità societarie, su meeting e convegni, promozioni, eventi, nuovi prodotti, progetti, case history, etc.

• Il pubbliredazionale: è un testo a metà strada tra l'articolo vero e proprio e il comunicato stampa. Deve essere essenziale, ma al tempo stesso accattivante e soprattutto ha lo scopo di parlare di un'azienda o di un prodotto con uno stile che sia un mix tra linguaggio giornalistico e pubblicitario, senza però apparire eccessivamente autoreferenziale. Generalmente il pezzo viene pubblicato sulla pagina di giornale dedicata agli avvisi commerciali, accanto all'annuncio pubblicitario dell'azienda.